Por Fabian Torres |
SUBTOTALES Vs AGREGAR:
Diferencias y Similitudes
Hola a todos,
Hoy continuamos con nuestra recién estrenada sección Alquimia Excel: Trucos Mágicos para Problemas Cotidianos. Sección dedicada a responder tus preguntas. Si tienes alguna pregunta concreta, híper específica, no dudes en hacérnosla llegar: [email protected] ¿Leíste el primer post de Alquimia Excel? Recordemos que en el post pasado se estudió la función AGREGAR debido a una inquietud presentada por una lectora, en respuesta a ese post y a través de un comentario recibimos la siguiente pregunta: |
"Los felicito por la excelente idea de este post para quienes usamos Excel a diario. Sobre el tema de la función Agregar, es de suponer que es más práctica que la función Subtotales, pero que diferencia tienen las dos." |
Antes que nada, gracias a Fernando por compartir su pregunta.
Para dar respuesta, podemos basarnos en el Post anterior que trata a profundidad la función AGREGAR, no obstante, a continuación aprenderemos sobre la función SUBTOTALES: Función SUBTOTALES Como su nombre lo indica es una fórmula permite calcular subtotales de rangos, listas o bases de datos. La función SUBTOTALES cuenta con las siguientes sub formulas: * 1 o 101 - PROMEDIO * 2 o 102 - CONTAR * 3 o 103 - CONTARA * 4 o 104 - MAX * 5 o 105 - MIN * 6 o 106 - PRODUCTO * 7 o 107 - DESVEST.M * 8 o 108 - DESVEST.P * 9 o 109 - SUMA * 10 o 110 - VAR.S * 11 o 111 - VAR Parámetros La fórmula funciona perfectamente cuando queremos analizar una base de datos y que al aplicar filtros se recalcule la sub formula. Sin embargo, presenta un problema ,y es que , a diferencia de la función AGREGAR solo cuenta con dos parámetros para manipular las fórmulas. Como vemos en cada viñeta, la "sub formula" o agregado cuenta con dos posibles opciones para escribirla como argumento:
Observación La fórmula SUBTOTALES no tiene en cuenta otros subtotales anidados, para no repetir los cálculos y generar errores, además, solo está diseñada para columnas o rangos verticales. Nota: se puede hacer referencia de 1 a 254 rangos diferentes. Para entender mejor la función vamos a hacer un ejemplo Ejemplo: En un concesionario de autos se tiene una base de datos con las ventas obtenidas por sus vendedores estrella, se requiere crear un reporte para poder analizar el desempeño de ambos sin importar el tipo de filtro que se seleccione: |
Para resolver los requerimientos vamos a utilizar la función Subtotales |
Como se muestra en la imagen anterior, vamos a calcular las ventas utilizando los dos parámetros de la función, es decir, teniendo en cuentas las filas ocultas para el cálculo y el caso contrario. Explicación de la Formula: =SUBTOTALES(9;E2:E16) * El primer argumento, es decir el numero 9 representa la "sub función" o agregado SUMA, si se quiere utilizar cualquiera de las 11 funciones, arriba se detallan cuales se pueden utilizar. * El segundo argumento hace referencia al rango que se quiere analizar, recordemos que máximo se pueden 254 rangos diferentes. |
En la anterior imagen, se muestra la fórrmula SUBTOTALES para calcular la suma de las ventas pero ella no tiene en cuenta las filas ocultas debido a su primer argumento para este caso 109. Ahora vamos a analizar el comportamiento de los dos parámetros: |
Como podemos apreciar, ambos parámetros calculan el total de las ventas sin ningún problema, ahora vamos a ocultar dos filas para observar el cambio: |
Al aplicar filtros podemos observar como la fórmula se calcula nuevamente: |
De esta manera vemos lo útil que puede llegar a ser esta función si hablamos de una base de datos con miles de entradas, sin embargo, es la hora de hacer un versus entre SUBTOTALES y AGREGAR.
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